PREA OCUPATI, DAR NU FOARTE PRODUCTIVI

Daca ai calendarul plin de evenimente, poti avea impresia ca esti o persoana organizata si care da dovada de productivitate. Asta pana cand intervine o situatie neprevazuta si iata cum tot programul zilei tale se da peste cap. Ai lasat loc suficient pentru ajustari in calendarul tau? 

Problema calendarului

Organizarea impecabila a agendei si managementul timpului nostru au devenit abilitati esentiale pentru a face fata unui ritm activ de viata-munca.

Pana la urma, ziua are un numar limitat de ore, in care suntem nevoiti sa inghesuim foarte multe activitati si responsabilitati. Unele tin de munca sau sunt lucruri pe care le facem pentru familie. Poate sa fie dificil sa gasim timp in zi pentru toate, si sa ne mai ocupam si de noi insine. Asa ca, pentru a mentine un ritm acceptabil de progres pe toate fronturile, folosim unelte digitale care sa ne ajute la productivitate: Calendar; Orar; Programator; Planificator; Rutine zilnice etc.

Dar nici ele nu sunt infailibile, intrucat factorul uman este, prin natura sa, unul imprevizibil.

Pe langa evenimentele pe care ni le programam singuri pentru a doua zi, apar frecvent invitatii de la alte persoane, schimbari in sedinte la care deja ne dadusem initial acordul ca vom participa, foarte importante, urgente, in care “da bine” sa fim, sau sunt “de nerefuzat”.

In cazul intalnirilor, cineva te anunta ca intarzie, cu 5 minute inainte sa inceapa discutia, sau chiar transmite ca nu mai poate sa ajunga, abia dupa ora la care trebuia sa va vedeti.

Mai mult, foarte des discutiile sunt planificate neadecvat ca durata, ajungand ori sa depaseasca timpul alocat, mancand astfel din timpul urmatorului eveniment, sau sa se termine prea repede, lasandu-te cu timp “mort”, prea scurt ca sa te apuci de altceva si prea lung ca sa nu simti ca stai degeaba.

Productivitate vs. A avea ocupatie

“Mai am niste timp” nu inseamna ca esti obligat sa il umplii rapid cu altceva, pentru ca te poti impotmoli foarte repede, la fiecare chestie neasteptata.

Este fals sa crezi ca daca faci “multe” lucruri, esti mai eficient sau mai productiv, chiar daca asta iti da un sentiment de mandrie, sau este “scuza” ta favorita, pentru toate acele lucruri pe care le amani.

E bine sa consideri despre timpul tau ca este valoros, si astfel sa incerci sa reduci cat mai mult activitatile care il consuma, si nu iti aduc o valoare cel putin egala inapoi.

Sunt doua lucruri fundamentale pe care trebuie sa le stapanesti pentru a putea sa faci asta: “Sa iti cunosti valoarea” si “Sa iti cunosti interesele”. Daca ai nevoie sa inveti sa te organizezi, apasa aici.

Doar in acest fel poti sa incetezi sa mai alergi de la un eveniment la altul, epuizand astfel toata energia ta, pentru niste rezultate mediocre.

Flexibilitate vs Capacitate

Productivitatea se masoara in “timp si efort” necesare pentru a duce la infaptuire un obiectiv. Ambele resurse sunt limitate, si niciuna nu trebuie sa ajunga vreodata sa fie consumata total.

Daca ne utilizam toata capacitatea, devenim “sold-out”, si pierdem flexibilitatea de a raspunde la oportunitati circumstantiale. Astfel ne sabotam singuri sansele de a ne atinge potentialul.

Am folosit mai sus o metafora, preluata din cariera mea aterioara de vanzator de publicitate TV.

Imagineaza-ti ca ai un calup de reclame, cu o lungime de timp totala, limitata prin lege la doar cateva minute. Prin definitie nu poti sa bagi un numar prea mare de spoturi in acel calup, si nici sa irosesti vreo secunda din acesta, pierzand bani.

Totul pare simplu, pana cand un client isi actualizeaza strategia de difuzare a reclamelor, si imediat ai ajuns in situatia de mai sus: Nu mai ai loc de manevra fara a dauna acordurilor cu restul clientilor. O situatie pe cat de neplacuta, pe atat de frecventa.

Ambitia contra-productiva

Senzatia de implinire pe care o simti cand esti ocupat in fiecare minut, este defapt datorata fie procrastinarii sau a neacceptarii ca neprevazutul exista si va interveni, fara nicio jena, in orarul tau pretios.

Atunci cand nu se intampla nimic neasteptat, te simti norocos si plusezi, ca la jocurile de cazino, dar cand lucrurile se complica, poti avea pierderi substantiale.

O zi planificata prea strict, fara marja de eroare, devine brusc un dezastru. Nu gasesti taxi sau ti-a picat reteaua, sau primesti o solicitare urgenta de la un superior, atunci cand erai gata sa iesi pe usa.

Asteapta-te sa petreci un timp in trafic mult mai lung decat iti promite aplicatia, si lasa loc in calendar, pentru a compensa schimbarile aparute.

Fii riguros in selectia lucurilor pe care le introduci in agenda ta zilnica, si profita de fiecare minut recastigat.